Tugas 4 : Project Planning

Kelompok 3

PROJECT PLANNING

Deskripsi Aplikasi Kepegawaian : 

Aplikasi kepegawaian adalah sebuah sistem untuk pengelolaan data dan kegiatan kepegawaian pada sebuah instansi, misalnya saja pada instansi Sekolah, instansi Pemerintahan dan lain sebagainya. Program aplikasi Aplikasi kepegawaian bisa dibuat dengan berbasis Desktop juga bisa dibuat berbasis web (web base).

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (Simpeg) merupakan suatu aplikasi kepegawaian yang berfungsi untuk mengelola data, manajemen dan administrasi kepegawaian sebuah instansi, perguruan tinggi ataupun perusahaan. Aplikasi kepegawaian menjadi solusi tepat bagi sebuah instansi, perusahaan ataupun perguruan tinggi dalam mengatasi masalah manajemen kepegawaian.

Simpeg atau aplikasi kepegawaian didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. (Priyanto, 2008).

Secara spesifik tujuan dari pengembangan Simpeg/aplikasi kepegawaian adalah untuk mendukung integritas data, kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolaan sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan dan fungsi dalam bidang administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien.

Dari aplikasi Simpeg ini kita akan banyak mendapat manfaat seperti pencarian data pegawai dengan mudah dan cepat, untuk membuat laporan sangat mudah dibandingkan dengan secara manual, memudahkan pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian, dapat melihat informasi pegawai secara cepat dan akurat, dapat dengan cepat merencanakan kebutuhan pegawai dan masih banyak yang lain.

Project Planning (Aplikasi Kepegawaian) :  

1. Klasifikasi Proyek

2. Metodologi Proyek

Pada Metodologi Proyek ini menggunakan Waterfall Development. Waterfall Development merupakan model pengembangan aplikasi dan termasuk ke dalam siklus hidup klasik. Waterfall Development menekankan pada fase yang berurutan dan sistematis. Untuk model pengembangannya, dapat dianalogikan seperti air terjun, dimana setiap tahap dikerjakan secara berurutan mulai dari atas hingga ke bawah.

Pada metode ini dibagi menjadi beberapa tahapan, yaitu :

1. Planning 

Dalam tahap Planning berfokus pada hal - hal :

1. Mengapa system ini dibuat? 

2. Apa saja manfaat pembuatannya?  

Di dalam tahapan planning terdapat pula tahapan yang lebih terfokuskan untuk pemrosesannya, seperti mengidentifikasi nilai bisnis, analisis kelayakan System Request/Proposal, dan lain-lain. 

       2. Analysis

  Pada tahap analysis berfokus dalam Apa, Untuk Siapa, Dimana, dan Kapan system ini dibuat?. Di dalam tahapan analysis terdapat pula tahapan yang lebih terfokuskan untuk pemrosesannya, seperti pengumpulan kebutuhan pengguna. 

      3. Design 

Dalam tahapan ini lebih difokuskan dalam hal 'Bagaimana system ini akan bekerja?'. Di dalam tahapan design terdapat pula tahapan yang lebih terfokuskan untuk pemrosesannya, seperti desain arsitektur, desain antar muka, desain data. 

      4. Implementation

Dalam tahap ini komponen utama yang menjadi akhir dari siklus SDLC yang lebih difokuskan pada tahapan pada System Delivery dan Support Completed System. Di dalam tahapan implementation terdapat pula tahapan yang lebih terfokuskan untuk pemrosesannya, seperti konstruksi sistem, pengujian/testing.

Kelebihan Metode Waterfall Development 

1. Workflow yang jelas

Dengan menggunakan model SDLC jenis ini, mempunyai rangkaian alur kerja sistem yang jelas dan terukur. Anggota Tim memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai dengan bidang keahliannya. 

2. Hasil dokumentasi yang baik

Waterfall merupakan pendekatan yang sangat metodis, dimana setiap informasi akan tercatat dengan baik dan terdistribusi kepada setiap anggota tim secara cepat dan akurat.

3. Dapat menghemat biaya

Kelebihan yang selanjutnya tentu saja dari segi resource dan biaya yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan dengan menggunakan model ini. Jadi, dalam hal ini klien tidak dapat mencampuri urusan dari tim pengembang aplikasi. Sehingga pengeluaran biaya menjadi lebih sedikit.

4. Digunakan untuk pengembangan software berskala besar

Metode ini dinilai sangat cocok untuk menjalankan pembuatan aplikasi berskala besar yang melibatkan banyak sumber daya manusia dan prosedur kerja yang kompleks. Akan tetapi, Model ini juga dapat digunakan untuk proyek berskala kecil dan menengah. 

Kelemahan Metode Waterfall Develepment 

1. Membutuhkan tim yang solid

    Untuk menggunakan model SDLC ini, tentu saja membutuhkan dukungan dari setiap stakeholders yang ada. Setiap tim harus mempunyai kerja sama dan koordinasi yang baik

2. Masih kurangnya fleksibilitas

    Anggota tim dituntut untuk bekerja sesuai dengan arahan dan petunjuk yang telah ditetapkan di awal. Sehingga, klien tidak dapat mengeluarkan pendapat dan feedback kepada tim pengembang. 

3. Tidak dapat melihat gambaran sistem dengan jelas

    Customer tidak dapat melihat gambaran sistem secara jelas. Berbeda dengan model agile yang dapat terlihat dengan baik meskipun masih dalam proses pengembangan.

4. Membutuhkan waktu yang lebih lama

    Waterfall Development  terbilang cukup lama jika dibandingkan dengan model SDLC yang lain. Karena, tahapan pengerjaan aplikasi yang dilakukan satu per satu membuat waktu yang dibutuhkan menjadi lebih lama.

3. Perencanaan Kerja

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1udltoNfVYyrkLKT3eFfnoClREVXvrNl3EebGtiIgep8/edit#gid=81467667

4. Perencanaan Tim

• Strategi Tim

• Penugasan

• Kontrak kerja

• Standarisasi Kerja Tim

5. Penanggung Jawab

Penanggung jawab berfungsi  sebagai penanggung jawab suatu proyek atau pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang telah disusun. Tugas penanggung jawab dapat seperti mengawasi pelaksanaan proyek, memantau perkembangan, menyelesaikan masalah yang muncul, mengkoordinasikan tim, dan memastikan bahwa target selesai tepat waktu, anggaran, serta kualitas terpenuhi.

1. Gantt Chart

   
   
   

2. PERT Chart

6. Manajemen Risiko

Banyak hal yang dapat menyebabkan risiko: personel yang lemah, ruang lingkup yang merayap, desain yang buruk, dan perkiraan yang terlalu optimis. Tim proyek harus menyadari potensi risiko sehingga masalah dapat dihindari atau dikendalikan jauh sebelumnya.

Biasanya, tim proyek membuat penilaian risiko, atau dokumen yang melacak potensi risiko bersama dengan evaluasi kemungkinan risiko dan potensi dampaknya terhadap proyek. Berdasarkan penilaian yang dilakukan, didapat :

RISIKO 1: Proses pengembangan sistem yang mungkin karena bertepatan dengan hari libur.

Kemungkinan risiko: Risiko dengan probabilitas sedang

Potensi dampak pada proyek: Risiko ini kemungkinan akan meningkatkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas pemrograman sebesar 20%.

Cara untuk mengatasi risiko:

Sangat penting untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu secara efektif dan efisien. Perusahaan dapat mengurangi waktu libur namun tetap menambahkan waktu libur yang dipotong ke hari sesudah proyek.

RISIKO 2: Ketergantungan pada vendor atau kontraktor yang sama  dapat menyebabkan masalah jika ada kesalahan atau kegagalan dalam pengembangan aplikasi kepegawaian ini

Kemungkinan risiko: Risiko dengan probabilitas tinggi

Potensi dampak pada proyek: Risiko ini memungkinkan terjadinya  penundaan dalam jadwal proyek atau peningkatan biaya.

Cara untuk mengatasi risiko:

Dalam perencanaan proyek, tim harus mempertimbangkan alternatif  vendor atau kontraktor untuk  mengurangi ketergantungan pada satu vendor. Selain itu, kontrak harus disusun dengan detail agar vendor atau kontraktor tetap bertanggungjawab dalam memenuhi kebutuhan proyek dan menjaga komunikasi yang baik selama proyek berlangsung.

RISIKO 3: Kegagalan hardware atau software  yang digunakan sehingga menyebabkan kerugian data yang signifikan bahkan penghentian operasional.

Kemungkinan risiko: Risiko dengan probabilitas tinggi

Potensi dampak pada proyek: Risiko ini kemungkinan akan menyebabkan penundaan dalam jadwal proyek dan / atau peningkatan biaya, serta kehilangan data penting.

Cara untuk mengatasi risiko:

Penting untuk memiliki rencana pemulihan/penanganan terkait hal-hal tidak terduga yang mungkin terjadi dan diuji coba dengan baik. Oleh karena itu, backup data harus dilakukan secara teratur untuk memastikan bahwa data dapat dipulihkan jika terjadi kehilangan data. Peralatan keras dan perangkat lunak yang digunakan dipilih berdasarkan kualitas serta keunggulannya.